Inleiding

Volgens de GDPR / AVG reglementering moeten alle organisaties een gedocumenteerde wettelijke basis hebben voor het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer je kiest om een toestemming (consent) te gebruiken voor het verzamelen en verwerken van enquêterespons, stelt Snap Surveys u in staat om uw potentiële respondenten vooraf de nodige informatie te bezorgen dat ze een geïnformeerde toestemming moeten geven. Je kan uw enquête zo opstellen dat je de respondent toestemming geeft alvorens de enquête in te vullen.


Respondenten geven die toestemming door een specifieke vraag te beantwoorden aan het begin van de enquête. Wanneer ze kiezen om géén toestemming te geven, kunnen ze de enquête niet invullen en worden ze weggeleid naar het einde.


Deze worksheet omschrijft hoe je


  1. Potentiële respondenten de nodige relevante informatie moet geven
  2. Een multi choice vraag bouwt voor het geven van de toestemming
  3. Een antwoord op deze vraag verplicht maakt
  4. De enquête kan testen
  5. Een spoor bijhoudt van de toestemming


Stap 1 : potentiële respondenten de nodige relevante informatie geven


Je moet ervoor zorgen dat de toestemming die je ontvangt van je respondenten een "geïnformeerde" toestemming is. Dit betekent dat de respondent eerlijke informatie over de verwerking heeft ontvangen en geïnformeerd is over alle aspecten van het enquêteproject die relevant zijn om hem/haar te doen beslissen deel te nemen aan de enquête. Dit gebeurt meestal door de respondenten te informeren over je privacy beleid. Je kan deze informatie aanreiken door ze in een "instruction" vraagtype te plaatsen aan het begin van je enquête. Je hebt de optie om deze informatie in een gelaagd formaat te bezorgen : door een samenvatting te geven in de instructietekst, gevolgd door een koppeling naar je volledige privacybeleid. Je kan ook een koppeling toevoegen naar Snap Surveys' privacybeleid of dat van Snap Benelux, beschikbaar op de volgende URL's:


SNAP SURVEYS PRIVACY POLICY (ENGELSTALIG) http://www.snapsurveys.com/privacy-policy-uk/

SNAP BENELUX PRIVACY BELEID (NEDERLANDSTALIG) :  https://snapbenelux.be/privacybeleid/ 


OPMERKING : de privacybeleidsverklaringen van Snaps Surveys en Snap Benelux zijn louter aanvullend, en leggen uit hoe wij handelen als dataverwerker.


Voor instructies over hoe je een link moet invoegen in Snap kan je terecht op deze Help pagina over het  ‘Invoeren van HTML links en codes’ (Engelstalig)


Stap 2 : Creëer een multi choice vraag voor toestemming van je respondent

  1. Open uw vragenlijst in het Questionnaire scherm en Design Mode (Default).
  2. Klik in het eerste title of vraagveld bovenaan je vragenlijst
  3. Klik plus | add om een nieuwe vraag te creëren
  4. Selecteer in de dropdown lijst  Single Choice en wijzig het naar Multi Choice. De vorm van de antwoordboxen wijzigt van een cirkel naar een vierkant.
  5. Klik op het veld eronder en druk [Ctrl] + [Shift] + [B] om een paginabreak toe te voegen boven de eerstvolgende vraag (of klik met je rechtermuisknop op het veld en selecteer Break - Page Break)
  6. In de zone gemarkeerd  Click here for text. voer je de informatie in.



In een gepubliceerde versie zal het er als volgt uitzien:




OPMERKING : de vraag en tekst hierboven zijn slechts een voorbeeld in eenvoudige bewoording, die je kan gebruiken om toestemming te krijgen voor het verzamelen van enquêterespons en de verwerking ervan in  het kader van de enquête. Je kan de vraag en uitleg zo opstellen, en informatie toevoegen die jij als data beheerder gepast vindt voor je enquête, voor het type van gegevens dat je voorstelt te verzamelen en voor het gebruik dat je van de enquêterespons gegevens zal maken.


Bijvoorbeeld : waar je bepaalde categorieën van persoonsgegevens verzamelt (bv. geslacht en ethnische achtergrond), en dus expliciete toestemming moet hebben, kan je specifieke bewoordingen toevoegen om duidelijk te weten of de respondent bereid is dergelijke informatie te bezorgen. Wanneer je van plan bent om de responsdata te gebruiken voor andere doeleinden dan enkel je enquête, zou je ook meerdere vragen kunnen toevoegen, om afzonderlijk de nodige toestemmingen te kunnen verzamelen.


Stap 3: Maak het antwoord op de vraag verplicht


  1. Selecteer je nieuwe vraag en kies Variable Properties in de toolbar.
  2. Onder de  Must Answer setting, wijzig No naar Yes in het dropdown menu.
  3. Klik [OK] en bewaar .



Stap 4: Preview de enquête om ze te testen


  1. Selecteer File | Publish om het Publish Questionnaire dialoogvenster te openen.
  2. Selecteer Output op de linkerzijde.
  3. Selecteer Preview only als Output Method.
  4. Selecteer Publish. De preview zal openen in een nieuw scherm en uw enquête tonen zoals ze zou verschijnen in een web brower onmiddellijk na publish. Gebruik dit preview scherm om te testen of je toestemmingsvraag goed werkt.


Stap 5 : hou een spoor bij van de toestemmingen die je verzamelt


  1. In Snap Desktop, klik om het Data Entry scherm te openen.
  2. Selecteer File | Export om het Data Export dialoogvenster te tonen.



  3. Selecteer Excel (CSV) als format.
  4. Selecteer File als bestemming (Destination) – je kan de Browse button gebruiken om aan te geven waar het bestand moet worden gecreëerd.
  5. In het Content veld, typ de naam van de variabele die de toestemmingsvraag bevat en id.date, id.time, id.name.
  6. Klik [OK]. Het Excel bestand wordt gecreëerd.