Snap Benelux

Inleiding

Om respondenten uit te nodigen, laad je een lijst van respondenten op naar Snap WebHost, maar ben je niet in staat om de antwoorden te koppelen aan een specifieke respondent. Je kan wél traceren of een respondent al dan niet heeft geantwoord en een herinnering versturen.

Het kan nodig zijn dat respondenten inloggen zodat je zeker bent dat ze de enquête slechts éénmaal invullen, of om Snap WebHost in staat te stellen hun antwoord te volgen. Om een login pagina op te zetten, moet je een gekende lijst van respondenten hebben, en een unieke ID per respondent om in te loggen. Dit moet "geïmporteerd" worden in de enquête aan de hand van een database link.

Om het de respondent zo makkelijk mogelijk te maken, kan je ervoor zorgen dat ze automatisch inloggen, door op een link te klikken in de e-mail uitnodiging die ze ontvangen. Om dit mogelijk te maken, moet je e-mail adressen uit een een database link "importeren" in de enquête. Je kan e-mails opzetten met een specifieke login link vanuit Snap Professional of vanuit Snap WebHost. De methode voor beiden verschilt nauwelijks.

Wat je nodig hebt in je lijst (database)

• een uniek e-mail adres voor elke respondent. Je kan ook bijkomende velden toevoegen om je e-mail uitnodiging verder te personaliseren.
  
  

1. Open een enquête in Snap Professional.
2. Klik of selecteer  File | Database Link om de  Database Linkage Wizard te tonen
3. Klik New om een database link te bouwen. 
4. Selecteer WebHost Invites/Logins/Seeding 
5. Klik Next om je database bestand te selecteren
   
   

5. Klik Select Database File… en navigeer naar je Excel of MS Access bestand, waarin zich de e-mail adressen bevinden. Klik Next.
   
   

6. Aangezien WebHost de respondent moet traceren en identificeren, selecteer Log in respondent.
7. Seleecteer de unieke respondent ID/login uit de dropdown lijst (Login Field) Dit zal gebruikt worden om de Respondenten op te zetten in Snap WebHost. Klik Next.
8. Selecteer Send email invitations and reminders – dit maakt dat WebHost e-mail uitnodigingen en herinneringsmails kan sturen naar je respondenten.
9. Om de enquête anoniem af te nemen, de-activeer Identify respondents in the response data (helemaal onderaan). Doe je dit niet, dan is je enquête NIET ANONIEM.
   
   
   
   

10. Klik Next.
11. In het volgende dialoogvenster stel je de e-mail uitnodigingen in.
    • Hier geef je aan WebHost aan welk veld het e-mail adres van de respondent bevat
    • Hier ontwerp je een eerste versie van je mail, die wordt opgeladen naar Snap WebHost - je kan ook je e-mail afwerken in Snap WebHost, daar heb je meer design opties

12. Vink Use HTML Emails aan indien je HTML-stijl wil toepassen op je mails (uitgevinkt zal je mail enkel tekst bevatten)
13. Indien je wil dat respondenten automatisch inloggen (en direct op de enquête landen), selecteer  Automatically log into survey {SurveyLinkAuto}. Dit creëert een link die de respondent automatisch inlogt in de enquête, zonder dat hij/zij een username of paswoord moet invoeren.
14. Stel het Email address field in : selecteer de unieke e-mail adressen vanuit het dropdown menu
15. Voeg een header/onderwerp toe in het Email subject and text veld.
16. Typ je e-mail boodschap in het grote tekstveld. Om verder te kunnen moet je
    • een lokatie voor je enquête toevoegen met  Insert | Survey Location. De Link tekst (blauw) zal de tekst in de mail wijzigen naar de URL
    • een opt out link toevoegen met Insert | Survey Opt Out.
17. Je kan ook bijkomende informatie uit je database toevoegen met Insert | Database Field
    • eenmaal de enquête is opgeladen naar Snap WebHost kan je bijkomende wijzigingen doen aan de tekst en layout van je mail
18. De tekst voor de herinneringsmail (Reminder) is automatisch gekopieerd vanuit de uitnodigingsmail. Die kan je later online verder aanpassen.
    
    

19. Klik Next. Je zal een samenvatting zien van wat je database link zal doen. Geef een naam aan je database link.
20. Selecteer Finish en Close – het is niet nodig om op run te klikken (enkel indien je een update wil doen van uw respondent database, nadat de enquête is opgeladen)
    
    

21. Eenmaal je de database link hebt afgewerkt, moet je nagaan of de ID.Name systeemvariabele is geactiveerd. Dit zorgt ervoor dat WebHost de unieke identificator toevoegt aan de data.
22. Klik op Questionnaire Properties .
23. Scroll naar beneden tot de Paradata sectie. Selecteer Respondent in de System Variables lijst en vink Use in survey aan. Klik OK.
    
    

24. Dit creëert een nieuwe variabele bovenaan uw vragenlijst, genaamd  ID.name. Om je respondenten in staat te stellen automatisch in te loggen, klik met je rechtermuisknop op deze variabele en selecteer Hide Variable.
    
    

25. De vraag wordt verstopt voor de respondent. WebHost zal de unieke ID automatisch toevoegen aan deze variabele.
    
    

26. Eenmaal de enquête is gepublished en opgeladen naar Snap WebHost, klik dan op het tabblad Setup.
27. In de Responses sectie, vink Enable respondent login aan.