Inleiding
je maakt een lijst van respondenten in Snap WebHost door:
- een link op te zetten met je lijst van respondenten in Snap
- De respondenten te uploaden naar Snap WebHost samen met de gepubliceerde enquête
Eenmaal de lijst is opgeladen, kan je deze nog wijzigen, door een nieuwe lijst te genereren in Snap Desktop en die te uploaden.
Achtergrond
Snap WebHost heeft informatie van de respondenten nodig om via e-mail uitnodigen en herinneringen te versturen, en om de e-mails en vragenlijsten te personaliseren op basis van persoonsgegevens. Je kan de respondentlijst voor een enquête wijzigen terwijl deze loopt. Dit verwijdert geen informatie over respondenten die de enquête al hebben ingevuld.
Met Snap kan je :
- Nieuwe respondenten toevoegen
- de details van respondenten wijzigen die je al hebt opgeladen (en mogelijk ook nieuwe respondenten toevoegen)
- specifieke respondenten verwijderen
- de respondentlijst updaten (nieuwe respondenten toevoegen, informatie van eerder opgeladen respondenten wijzigen op basis van de wijzigingen in de nieuwe lijst, en respondenten verwijderen die niet in de nieuwe lijst staan)
Bij het wijzigen van een respondentenlijst, moet je zorgen dat de nieuwe data eenzelfde detail (datastructuur) bevat over een respondent als de informatie die reeds op Snap WebHost staat.
Bijvoorbeeld : wanneer de hoofding van de kolommen in de database wijzigt, zal het opladen van nieuwe data niet werken.
Stap 1 - wijzig de database van respondenten en de database link
Wanneer je uw respondentenlijst (in excel) wijzigt, moet je de database link in Snap wijzigen.
- Voer de wijzigingen door in de database van respondenten (excel bestand)
- Selecteer vervolgens File | Database Link in Snap om het Database Linkage dialoogvenster te tonen
- Selecteer de link met de geüpdatete respondentenlijst (excel)
- Klik [Run] om een nieuw respondenten databestand te creëren. Het Generate New Respondents File dialoogvenster verschijnt. Selecteer de folder waar je het databestand wil bewaren en klik [OK]
Stap 2 - Respondentendata updaten in Snap WebHost
Eenmaal je de database link in Snap Desktop hebt aangepast, moet je het nieuwe databestand opladen naar Snap WebHost.
- Log in op Snap WebHost.
- Selecteer de juiste enquête in de lijst
- Klik op het tabblad 'Respondents'. Je zal een lijst zien van de huidige respondenten voor de enquête, en hun status
- Klik op 'Upload respondents'. Het Upload Respondents dialoogvenster verschijnt
- Navigeer naar het zipbestand dat je eerder maakte, wanneer je de database link hebt "gerund".
- Selecteer het type upload dat je wil gebruiken. Bij twijfel, kies dan Update all.
- Add om de respondenten in de upload aan de lijst toe te voegen (wanneer de respondenten al in de lijst staan, worden ze niet overschreven)
- Modify om de bestaande respondenten te overschrijven met nieuwe informatie (wanneer de respondenten niet in de lijst staan, worden ze toegevoegd)
- Delete om de respondenten die je zonet geupload hebt, te deleten
- Update all om de lijst van respondenten te wijzigen naar de lijst die je uploadt (nieuwe respondenten worden toegevoegd, bestaande respondenten worden geüpdated, afwezige respondenten worden gedeleted).
- Klik op Upload Archive .
- De respondentenlijst is nu geüpdated met de nieuwe gegevens.
Indien je enquête actief is, is het aangeraden om de enquête te pauzeren bij het updaten van respondenten, en ze dan opnieuw te starten.