Snap Benelux

Deze worksheet toont hoe je een e-mail kan versturen met Snap WebHost waarin je persoonlijke gegevens van je respondenten (bijvoorbeeld hun naam) kan opnemen. Dit gebeurt door de enquête te koppelen met een database (excel bestand) waarin je e-mail adressen van respondenten plaatst samen met andere informatie over hen. Wanneer je e-mail uitnodigingen opzet met Snap, kan je deze details toevoegen vanuit de database in de e-mail uitnodigingen en de herinneringsmails.

Achtergrond

Wanneer je een gepublished bestand oplaadt naar Snap WebHost, laad je niet alleen de enquête op, maar ook de afbeeldingen die in de vragenlijst worden gebruikt en de informatie uit een gekoppeld databestand, dat Snap WebHost nodig heeft om e-mails uit te sturen.

De informatie in de e-mail wordt gescheiden van de responsdata, zodat een antwoord volledig anoniem kan zijn, zélfs wanneer de respondent wordt geïdentificeerd in de e-mail.

Wanneer je merkt dat je nog extra velden uit je databestand nodig hebt in je e-mail, nàdat je de enquête hebt opgeladen in Snap WebHost, moet je nieuwe velden toevoegen aan de e-mail in Snap Professionnal, opnieuw publishen en opnieuw opladen naar WebHost.

Deze worksheet gebruikt een eenvoudige Excel database om mee te koppelen. Kopieer deze gegevens in een Excel bestand op je PC, alvorens de worksheet te doorlopen.

Stap 1 : koppelen met de database

Je moet je enquête koppelen met de database waarin de informatie over je respondenten staat, alvorens je enquête te publishen. De data is dan beschikbaar voor Snap WebHost wanneer het e-mails en herinneringen gaat uitsturen.

1. Open een enquête in Snap Professional
2. Selecteer File | Database Link om het Database Linkage dialoogvenster te tonen
3. Klik [New…] om een nieuwe link te creëren.
   
   
   
   
4. Selecteer WebHost Survey/Invites en klik  [Next>].
   
   

   
   
   

5. Klik [Select Database File…] en navigeer naar het Excel of Access bestand waarin de respondent ID's en data staan.
   Wil je koppelen met een Oracle of SQL databank, klik dan  [Build Data Link…]
6. De Select the Table to use drop-down toont automatisch een Table naam. Is dit niet de juiste, selecteer dan een andere tabel uit de lijst.
7. Click [Next>].

Step 2: De e-mail opstellen

1. Je moet nu specifiëren of je uitnodigingen naar je enquête wil en of je respondenten wil laten inloggen. Voor deze worksheet kiezen we enkel om uitnodigingen te sturen.
   
   
   
   
2. Vink Send simple e-mail invitations only aan en klik [Next]. De volgende stap is om de e-mail uitnodiging te maken. Deze heeft 2 functies:
   • het vertelt Snap WebHost welk database veld het e-mail adres van de respondent bevat
   • stelt je in staat om de e-mail te ontwerpen die zal opgeladen worden naar Snap WebHost
     
     
     
     
3. Vink Use HTML emails aan om verschillende lettertypes en kleuren in je e-mail te kunnen gebruiken.
4. Selecteer de gepaste velden voor het e-mail adres uit de dropdownlijst bovenaan
5. Typ de onderwerp hoofding in het eerste veld
6. Typ nu uw e-mail boodschap in het grote veld. Wanneer je de naam van de respondent wil toevoegen klik dan [Insert] button and selecteer Database Field in de lijst.
7. Het Database Field dialoogvenster opent. Selecteer het veld met de naam uit de dropdown lijst.
   
   
8. Schrijf de rest van je e-mail. Wanneer je op de plek beland waar je de link naar je enquête wil toevoegen, klik je [Insert] en selecteer je Survey Location. Het Survey Location dialoogvenster opent.
   
   
   
   
9. Voeg de tekst toe die je wil gebruiken als link naar de enquête in het  Link Text veld (Click here is de default tekst) en klik [OK]. De link tekst wordt getagged in het blauw, en wordt gekoppeld aan de enquête URL wanneer je alles uploadt naar Snap WebHost
10. Klik [Next]. Je zal een samenvatting zien van wat de database link zal doen.
11. Voer een naam in voor de database link en klik [Finish]. Bij het publishen moet je de juiste database link selecteren

Stap 3: Je enquête publishen met de database link

1. Selecteer File|Publish of [Ctrl] + [Shift] + W om het publish dialoogvenster te openen
2. Selecteer de Data link sectie in delinkerkolom. (Dit is enkel beschikbaar voor een Snap WebHost editie)
3. Selecteer de gecreëerde link in de dropdown lijst.
   
4. Klik [Publish]. Snap bouwt een zip bestand met je enquête.
5. Log in op Snap WebHost en klik het tabblad Surveys. Klik op de link  . Een nieuw scherm opent
6. Navigeer naar het .zip bestand en klik [Open].
7. Klik [Upload archive] en de enquête wordt opgeladen. De nieuwe enquête verschijnt in de lijst met enquêtes
8. Klik op de enquêtelink om de enquête te openen
9. Selecteer het tabblad Respondents . Je moet een adreskolom zien staan met je respondenten (e-mail adressen) en een Enabled kolom die aangeeft of e-mails worden verzonden.Je kan nakijken of het e-mail adres geldig is
   
   
   
   

10. Selecteer het tabblad Messages. Je kan daar je e-mail boodschap nakijken en eventueel verder wijzigen. Het database veld staat vermeld tussen accolades {}.
    
    
    
    
    Klik Test om jezelf een testboodschap te sturen (Snap WebHost zal de informatie uit het eerste record van je database gebruiken om de e-mail te vervolledigen)
    Wanneer je de boodschap hebt ontvangen, controleer ze dan. Je kan wijzigingen aan de tekst aanbrengen met de Edit link

    
    

Voor meer informatie over de verschillende bestanddelen die je nodig hebt in een database links, kan je terecht in de help files : Setting up a database link for respondents (for seed data, email invites and/or logins).

Voor informatie over de database link wizard, klik Database link wizard dialog: database selection.

Voor informatie over de Snap WebHost e-mail editor klik Using the email editor.