Deze worksheet omschrijft hoe je een Snap WebHost enquête kan koppelen met een database van respondenten. We leggen uit hoe je de enquête moet opzetten zodat je:

• E-mail uitnodigingen en herinneringsmails kan versturen
• De respondent toegang tot de enquête kan verlenen, rechtstreeks vanuit de e-mail

OF

• de respondent kan laten inloggen in de enquête, door gebruik te maken van een inlogpagina

Eenmaal je de enquête hebt gekoppeld aan de database, en de gepubliceerde enquête hebt opgeladen naar Snap WebHost, kijken we hoe je kan controleren of alles correct werkt.

Achtergrond

Met Snap Surveys kan je database koppelingen maken naar een externe respondenten database. Wanneer je de koppeling opzet, heb je de keuze om:

• E-mail uitnodigingen en herinneringsmails op te maken. Snap WebHost moet dan het e-mail adres van de respondent kennen
• De respondent te identificeren in Snap WebHost. Hierdoor kan WebHost weten wanneer de respondent de enquête heeft ingevuld
• De enquête aanvullen met extra gegevens gekoppeld aan de respondent (afkomstig uit de database)

Snap WebHost kan énkel herinneringen sturen naar iemand wanneer geweten is welke respondenten de enquête hebben ingevuld. Dit wordt geregistreerd aan de hand van een paradata veld, dat de respondent identificeert. Wanneer een respondent de enquête start, zal Snap WebHost dit recgistreren aan de hand van dat paradata veld. Wanneer de antwoorden worden bevestigd, registreert Snap WebHost dat de enquête werd afgerond, en zal geen herinnering worden verstuurd.

Respondenten kunnen zichzelf kenbaar maken aan Snep WebHost op 2 manieren:

• Expliciet : ze zien een loginpagina wanneer de enquête start, en ze voeren hun persoonlijke ID in
• Impliciet  de e-mail die ze ontvingen bevat een koppeling die de respondent identificeert in Snap WebHost, wanneer op de link wordt geklikt

Stap 1: Plaats de paradata variabele in de enquête, om de respondent te registreren

Je moet de paradata variabele Id.name toevoegen aan de enquête, zodat Snap WebHost de respondentstatus kan registreren.

1. Open je enquête in het Questionnaire Design scherm
2. Klik op de toolbar om het QuestionnaireProperties dialoogvenster te tonen.
3. Scroll naar beneden in de opties in de linkerkolom, om de Paradata sectie weer te geven. Klik op het Respondent veld en vink Use in survey aan. Klik [OK] om terug te gaan naar de vragenlijst.
   
   

   
   

   (Indien een melding verschijnt dat de vragenlijst "locked" is, klik dan  [OK] om ze te ontgrendelen en verder wijzigingen aan te brengen)
   
   

   
   

   De ID.name variabele verschijnt onder de titel van uw enquête.
4. Selecteer de variabele ID.name en klik op de rechtermuisknop om het context menu te tonen
   
   

   
   

5. Selecteer Hide Variable in het menu.

Dit zorgt ervoor dat de respondent wordt geïdentificeerd wanneer de enquête start, maar dat ze geen login gegevens moeten invullen.

Stap 2: Stel de identificatie voor Snap WebHost in, met een database link

1. Open uw enquête in Snap Professional
2. Selecteer File | Database Link om het Database Linkage dialoogvenster te tonen.
3. Klik [New…] om een database link te maken. De Database Wizard wordt getoond
4. Selecteer WebHost Survey / Invites .
5. Klik [Next>]. 
6. Klik [Select Database File…] en navigeer naar het Excel of MS Access bestand dat de IDs en data bevat, OF klik [Build Data Link…] om een koppeling te bouwen met een Oracle of SQL Database waar dezelfde informatie in staat.
7. Er wordt automatisch een tabelnaam vermeld in de Dropdown. Is dit niet de tabel die je nodig hebt, selecteer dan een andere vanuit het lijstje. Wil je de respondenten filteren zodat de enquête enkel beschikbaar is voor bepaalde personen uit de database, stel dan een gepaste filter in, in het  Where condition veld. Klik [Next>].
   
   
   
   
8. Selecteer het database veld dat de unieke identificator bevat van je respondent als Login field. ( Identify respondents in the response data is standaard aangeduid).
   
   
   
9. Vink Send email invites and reminders aan en klik [Next]. Je komt nu in de e-mail invitations stap van de wizard terecht. Deze heeft 2 functies:
   • ze vertelt Snap WebHost welk database veld het e-mail adres van de respondent bevat
   • ze stelt je in staat om een e-mail te ontwerpen die zal opgeladen worden naar Snap WebHost
     
     
     
     
10. Vink Use HTML emails aan indien je HTML lay-out wil gebruiken in je e-mails
11. Laat het Login from email veld op Auto staan. Dit identificeert je respondenten automatisch indien de ID.name variabele verborgen is, en voegt een login pagina toe indien ze zichtbaar is.
12. Koppel het e-mail adresveld met het gepaste veld in de database, via de dropdown lijst. Dit zal gebruikt worden om het e-mail adres te bezorgen voor de respondenten in Snap WebHost.
13. Typ een hoofding in het onderwerp veld
14. Typ de boodschap in het grote tekstveld. Gebruik [Insert…] om de lokatie van de enquêt toe te voegen (Survey Location).
    
    
    
15. Standaard verschijnt de linktekst "Click Here". Je kan deze wijzigen. Klik [OK]. De linktekst verschijnt in de e-mail. Deze wordt omgezet naar een link naar de enquête wanneer de mail wordt opgeladen naar Snap WebHost. Je kan e-mail boodschappen nog wijzigen of toevoegen, eenmaal de enquête werd opgeladen naar Snap WebHost
16. Klik [Next]. Je krijgt een samenvatting van je database link te zien.
17. Geef de link een naam en klik [Finish].

Stap 3: Publish je enquête en laad ze op naar Snap WebHost

1. Selecteer File|Publish of [Ctrl] [Shift] W om het publish dialoogvenster te openen.
2. Selecteer de Data link sectie links (dit is enkel beschikbaar voor Snap WebHost edities)
3. Selecteer de eerder gebouwde database link in de dropdown lijst.
   
   

   

4. Klik [Publish]. Snap creëert een zip bestand waarin de gepubliceerde enquête staat
5. Log in op Snap WebHost en klik op het tabblad Surveys. Klik op de link
6. Klik [Browse] en navigeer naar de folder waar je gepubliceerde zip bestand staat
7. Selecteer het .zip bestand en klik [Open].
8. Klik [Upload archive] en de enquête wordt opgeladen en verschijnt in je lijst met enquêtes.
9. Klik de enquête link om de enquête te openen in Snap WebHost

Stap 4: Je enquête testen

1. Selecteer het Respondents tabblad. Je moet een  Username kolom zien waarin je Respondent ID's staan, en een Completion kolom  met de status van elke respondent. De Address kolom moet e-mail adressen bevatten (in de afbeelding hieronder, is dit identiek aan het ID)
   
   
   
   
2. Selecteer het tabbled Setup . Wil je de respondent identificeren in de enquête (opgelet : GDPR reglementering van toepassing in dat geval!) selecteer dan Include respondent details in survey data. Wil je een anonieme enquête opzetten, de-activeer dan deze optie. Controleer off Enable respondent login aangevinkt is.  Is dit niet zo, controleer dan of je alle stappen van deze worksheet goed hebt doorlopen. Klik [Save].
   
   

   
   
   

3. Selecteer het Messages tabblad. Je e-mail boodschap wordt getoond, met de linktekst. Klik Test en verstuur een e-mail naar jezelf
4. Wanneer de e-mail toekomt, klik op de link en controleer of je direct op een preview van de enquête terechtkomt, zonder langs een login te komen. (Noteer dat de e-mails enkel naar de enquête linken, éénmaal de enquête werd gestart)
   Indien je wil nagaan of de respondentgegevens correct werden opgeslagen in je enquête, moet je een antwoord invullen, dit importeren naar Snap en nagaan of er een waarde staat in de ID.name variabele.

In de beginnershandleiding bevindt zich een stap-voor-stap handleiding over het versturen van uitnodigingen naar een Consumentenpanel

Er is een beschrijving beschikbaar voor het instellen van een automatische login voor een enquête, door uw eigen commando strings te schrijven in een e-mail die u zelf verzendt (dus niet via Snap WebHost)

Voor een volledige lijst van de beschikbare paradata variabelen, klik hier