Snap Benelux

Deze worksheet is de eerste in een reeks waarin wij uitleggen hoe je Smart Reports kan gebruiken in Snap Surveys. Smart Reports kunnen steeds opnieuw worden uitgedraaid met de meest recente data en zo een up-to-date rapport genereren. Je kan heel eenvoudig een rapport opnieuw draaien, en eenmaal je het rapport hebt ingesteld op de wijze die je zélf wil, weet je dat het steeds zo zal worden gemaakt, elke keer je het rapport zal draaien, zonder risico op insluipende fouten door copy/paste werk.

Deze worksheet omschrijft hoe je data uit analyses kan gebruiken in de tekst van je rapport. Het toont je ook hoe je gerangchikte tabellen kan gebruiken om belangrijke bevindingen in de verf te zetten. Bijvoorbeeld : je zou automatisch de aspecten kunnen oplijsten waar je klanten tevreden over zijn.

We gaan ervan uit dat:

• je al gewerkt hebt met Snap Surveys
• je al eerder rapporten hebt gebouwd
• je een kopie van de "sample course evaluation survey" bezit, die wordt meegeleverd met Snap 11. Vind je die niet terug, dan kan je die hier downloaden.
• je een PDF printer hebt geïnstalleerd op de PC waarop je Snap gebruikt

Achtergrond

Rapporten worden gebouwd met "instructies".

Instructies stellen je in staat om tekst, afbeeldingen en analyses in een rapport te plaatsen. Wanneer het rapport draait, zal Snap of Snap WebHost de laatste responsdata invoegen in de analyses in je rapport.

Je kan ook referenties invoegen in je instructies. Deze referenties worden door Snap vervangen door data (een beetje vergelijkbaar met een mail merge in MS Word waarbij je adresgegevens uit een excel bestand naar een Word document pompt). Bijvoorbeeld : je kan de referentie {cases} gebruiken om het huidige aantal antwoorden in te voegen in je rapport:

“{cases} mensen hebben onze enquête beantwoord”

In Snap 11 kan je ook celreferenties toevoegen (uit een tabel). Wanneer je een tabel maakt (in analysis scherm), kan je verwijzen naar de rijlabels, kolomlabels en de cellen in de tabel. Deze verwijzingen kan je invoegen in de tekst van het rapport, in notas van analyses of zélfs in een nieuwe tabel.

Dit betekent dat de data die zich in je rapport zal bevinden, steeds de meest recente zal zijn, want ze wordt "opgehaald" uit je analyses. Je hoeft dus op geen enkel moment te gaan kopiëren en plakken, met een kans op fouten of achterhaalde gegevens.

Hoe "referenties" werken

Je kan verwijzen naar de data die je wil invoegen aan de hand van het rij- en kolomnummer, of aan de hand van het statistics nummer.

Bijvoorbeeld de tabel hieronder (AN21) bevat rij en kolomdata, en 2 statistieken

Je moet weten naar welke kolom, statistische gegevens of label je wil verwijzen in je rapport

Het voorbeeld toont de instructies die nodig zijn om data uit de tabel te halen naar je rapport. De referentie is opgebouwd uit de naam van de analyse, gevolgd door een spatie en een code om de cel te identificeren.

De code is opgebouwd uit letters voor de rij (R), kolom (C), statistiek (S) of label, en cijfers die identificeren welk item je nodig hebt.

Je kan de code voor een specifieke cel visualiseren door de muiscursor erop te plaatsen of in de cel te klikken. De celreferentie informatie verschijnt in de status balk links onderaan.

Je kan de celreferentie details ook terugvinden door te dubbelklikken op de cel en de informatie in de het Override Analysis Value dialoogvenster te raadplegen.

Wanneer het rapport wordt gedraaid, zal het de meest recente data gebruiken, bijvoorbeeld:

In Snap 11 kan je de tabelkolommen rangschikken van hoog naar laag. Dit betekent dat je de hoogste en laagste waarden in je rapport kan invoegen zonder dat je iets anders moet wijzigen. Het voorbeeld hieronder toont een gerangschikte tabel:

Door de celreferentie van kolom 1 label 1 en kolom 1 rij 1 te gebruiken (en zo voort), kan je de gerangschikte waarden in een rapport invoegen zonder dat je moet weten welke waarden het zijn.

Stap 1: Beslis wat in je rapport moet komen

Wanneer je een Smart Report wil bouwen is het belangrijk dat je één en ander plant, want als alles goed gaat kan je hetzelfde rapport jarenlang gaan gebruiken. Het eenvoudige rapport in deze worksheet zal enkel de volgende elementen bevatten:

• een titel
• een zin die vermeldt hoeveel mensen zeer tevreden zijn over de inhoud van de opleiding (uit de tabel AN4)
• een zin die aangeeft welk onderwerp moet verbetered worden (waarbij we gebruik maken van een gerangschikte gap analysis)
• de gap analysis grafiek AN15

Stap 2: De instructies maken

Het rapport zal een titel, een informatielijn en een analyse bevatten.

De titel toevoegen

1. Klik op de Snap toolbar om het reports scherm te openen. Je zal in eerste instantie de default rapporten zien staan.
   
   
   
   
   
2. Klik om een nieuw rapport te maken. Standaard zie je een Tailor Analysis instructie en niets anders staan in de lijst met instructies
3. Klik in de menubalk en selecteer Information in het dropdown menu om een nieuwe Information instructie toe te voegen.
4. Voeg de titel van je rapport toe in het tekst veld onderaan. Laat het Title veld leeg (dit is de titel van de instructie). Gebruik de format knoppen om de tekst vorm te geven.
   
   

   

5. Klik [OK] om de instructie te bewaren.

De referentie naar de tevredenheid toevoegen

1. Klik   op de Snap toolbar om het Analyses scherm te openen.
2. Open de rastertabel AN4 om te controleren welke cellen je nodig hebt. Je zal het label van de eerste rij gebruiken, en de waarde in de vijfde kolom van de eerste rij.
   
   

   

3. Sluit de tabel en het Analysis scherm.
4. Ga terug naar je rapport en voeg een nieuwe Information instructie toe
5. Voer de tekst in "Het aantal mensen die zeer tevreden waren met" en dan klik je [Insert] en selecteer je Cell Value Field in het dropdown menu
   
   

   
   

6. Het  New Cell Value Field dialoogvenster opent.
7. Vul de referentie AN4 R1label in en klik [OK]. Dit zal de inhoud van het label voor rij 1 van analyse AN4 invullen in je rapport.
   
   Merk op dat de Base rij rij 0 is.
   Vergeet niet om een spatie te laten na de tabelnaam
   
   
8. Voeg de tekst "bedroeg: " toe en voer een nieuwe celwaarde toe nl. AN4 R1C5. Geef de tekst en de referenties de juiste vorm (bold, italic, underlined, font enz..)
   
   

   

9. Klik [OK].

De gap analyse toevoegen aan je rapport

1. Klik in het rapport dialoogvenster en selecteer Execute in het dropdown menu om een nieuwe Execute  instructie toe te voegen
2. Klik in het Execute dialoogvenster en selecteer AN15 (de gap analyse grafiek) uit de lijst.

• klik [OK] om de Execute instructie toe te voegen aan het rapport

• Klik  om je rapport te bewaren.

Stap 3: Het rapport testen

Het is belangrijk dat je controleert of je rapport eruit ziet zoals je wenst, en of het rapport de juiste gegevens gaat ophalen.

1. Klik  in het rapport scherm om het rapport uit te draaien.
2. Selecteer Print Preview om je rapport op het scherm te controleren.

3. 
   

4. Het rapport ziet er ongeveer als volgt uit:
   
   
   

   Controleer of de gegevens die verschijnen in het rapport de gegevens zijn uit de juiste cel in de tabel. De grafiek bevat een omschrijving, titel en nota's. Je kan deze verbergen door deze te ontvinken in de Analysis Definition

5. Klik op de Snap toolbar om het Analyses scherm te openen.
6. Open de grafiek (analyse) AN15.
7. Selecteer het tabblad Base/Labels.
8. Ontvink alle opties onder Reports Include (Description, Notes en Title stonden in dit rapport aangevinkt).

   

9. Klik [OK] om de wijzigingen op te slaan
10. Klik  om het rapport opnieuw te draaien en selecteer Print Preview.
11. Uw rapport ziet er nu ongeveer als volgt uit:
    
    
    

Stap 4: De beste en slechtste waarden toevoegen aan je rapport

Je kan de hoogste en laagste waarden in een rapport automatisch toevoegen. Deze stap toont je hoe je het item dat het meest verbeterd moet worden in de samenvattingslijn kan plaatsen, door gebruik te maken van een gerangschikte tabel

Maak een gerangschikte tabel

1. Selecteer AN15 in het Analyses scherm.
2. Klik  om een kopie te maken.
3. Het Analysis Definition scherm opent. Wijzig het Type naar Table en Order (volgorde) naar Mean. Dit rangschikt de kolommen volgens de gemiddelde waarde : de hoogste waarde zal dus verschijnen in de eerste kolom, de laagste waarde in de laatste kolom.
   
   

   

4. Klik [OK] om de tabel te tonen.
5. De laagste waarde in deze tabel staat in de vierde kolom. Je kan verwijzen naar het kolomlabel in je rapport, om zo het item met de hoogste verbeteringsprioriteit te tonen.
   
   

   

6. Klik  om de tabel te bewaren

Voeg het item toe aan je rapport

1. Open het rapport scherm
2. Open de tweede Information instructie (instructie 3).
3. Voer de tekst “Het item dat het meest moet verbeterd worden is : ".
4. Voeg de celreferentie AN19 C4label toe om het label van de vierde kolom toe te voegen.
   
   
5. Klik  [OK] om de wijziging op te slaan
6. Klik  om het rapport opnieuw te draaien.

7. 
   

8. Je rapport ziet er ongeveer als volgt uit:
   
   
   
   
   Naarmate meer antwoorden binnenlopen, kan je het rapport opnieuw uitdraaien, en wordt het geüpdated met de nieuwe data. Is het resultaat verschillend (dus een andere prioriteit), dan wordt dit automatisch aangepast doorheen het rapport.