Snap Webhost kan e-mails versturen naar een lijst van deelnemers in je enquête. Snap kan ook een e-mail versturen naar een specifiek e-mail adres wanneer een bepaald antwoord wordt geselecteerd. Dit is gekend als een "e-mail alert"


Je kan deze alerts gebruiken om:

  • bepaalde personen of afdelingen te informeren, op basis van enquêteresultaten
  • een specifieke mail versturen, afhankelijk van bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld de leeftijd of de woonplaats van de respondent)

Je kan:

  • data uit de enquête verwerken in de e-mail
  • de e-mail versturen naar een adres dat werd opgegeven als antwoord

Bijvoorbeeld : 

wanneer iemand interesse toont om een nieuwe auto te kopen, kan je een e-mail sturen naar een verkoper
wanneer iemand ontevreden is over de maaltijd, kan je de chef kok een e-mail versturen
wanneer iemand zich inschrijft voor een evenement, kan je een bevestigingsmail versturen


De e-mails worden verzonden eenmaal de antwoorden worden bevestigd (submit). In deze worksheet gebruiken we de snCrocodile enquête die meegeleverd wordt met Snap. We lichten toe hoe je een e-mail verstuurt naar het poetspersoneel wanneer mensen ontevreden zijn over de properheid van het restaurant.

Achtergrond

De e-mails worden opgesteld via de optie Alerts in de Questionnaire Properties. Voor elke e-mail die je wil versturen kan je:

  • het adres opgeven waar de e-mail naartoe moet
  • de e-mail tekst bepalen (deze kan bijvoorbeeld ook antwoorden van de respondent op vragen bevatten)
  • de voorwaarden bepalen volgens dewelke de e-mail wordt verstuurd. Voorwaarden worden bepaald met "if" statements, op dezelfde manier als bij routing en filters.

Je kan e-mails verzenden in tekstformaat of in HTML. HTML stelt je in staat om de tekst naar bold, italic of onderlijnd te plaatsten. Je kan ook HTML code rechtstreeks invoeren in je e-mail

Stap 1: Gebruik de status balk om variabelenamen en codes op te zoeken

Dit voorbeeld omschrijft hoe je e-mail alerts moet sturen wanneer iemand de properheid als Very Poor (zeer slecht)  evalueert. Je moet dus eerst uitvissen welke conditie je moet gebruiken.

  1. In het Questionnaire scherm klik je op de Very Poor hoofding van de specifieke beoordelingsvraag.



    Kijk naar de informatie in de statusbalk links onderaan. Deze zegt je dat het antwoord Very Poor code 1 is.

  2. Klik op Cleanliness en de statusbalk geeft je het vraagnummer  (Q6.b)



Stap 2: Een e-mail alert opstellen

  1. Klik Questionnaire properties button om de  Questionnaire Properties te openen
  2. Selecteer  Alerts in de linkerkolom



  3. Klik New.
  4. Voer de voorwaarde in volgens welke de e-mail wordt verstuurd. In de snCrocodile enquête, zal deze e-mail worden verstuurd wanneer de properheid (Q6.b) ondermaats is (code 1). Dus is de in te vullen voorwaarde Q6.b=1.
  5. Voer het mailadres van de bestemmeling in in het  Address veld
  6. Voer een onderwerp van de e-mail in de bovenste lijn
  7. Vink HTML aan zodat je de tekst in je e-mail kan wijzigen
  8. Voeg de tekst toe in het grote tekstveld. In dit geval kan je  de datum en tijd waarop het probleem zich voordeed toevoegen, aangezien de vragenlijst polst achter de datum en het tijdstiip van het bezoek. De datum van het bezoek is variabele Q1.a en het tijdstip is variabele Q1.b. Typ "de schoonmaak is ondermaats geëvalueerd op" in het grote tekstveld
  9. Selecteer de woorden "very poor" en klik erop met de rechtermuisknop. Selecteer dan Bold in het menu
  10. Klik de [Insert] knop en selecteer Variable Field…. 
  11. Selecteer Q1.a uit de  Variable drop-down lijst.



  12. Klik [OK].
  13. Typ ”om” en voeg de Q1.b variabele toe op dezelfde manier



  14. Werk de e-mail af en klik [OK].

Bij een publish en upload naar Snap WebHost, zal de e-mail verstuurd worden wanneer iemand die de reiniging als ondermaats evalueerde en op Submit heeft geklikt om de antwoorden te bevestigen.

Stap 3: Alerts toevoegen en verwijderen

Dit omschrijft hoe je alerts kan sturen naar een respondent. De respondent moet zijn of haar mailadres bezorgen in vraag Q12.

  1. Klik New.
  2. Stel Condition in op Q12 OK. Dit test of een e-mailadres is opgegeven in Q12
  3. PLaats je cursor in het  Address veld en klik  [Insert]. Selecteer Variable Field en dan de e-mail adres variabele (Q12)


Alerts verwijderen

  1. Selecteer de e-mail alert uit de lijst en...



  2. …klik Delete.

Er is referentiemateriaal beschikbaar over Snap Expressions