Deze worksheet omschrijft hoe je een Snap enquête koppelt met een SQL server database, zodat je je bestaande database kan gebruiken om je enquête te voeden met gegevens, of geüpdatete gegevens kan versturen uit je enquête naar de SQL database.

Je kan dit automatiseren met een Hot Link

Deze worksheet omschrijft hoe je data kan importeren uit een SQL server database. Het exporteren gebeurt op een gelijkaardige manier.

Achtergrond.

Het koppelen van uw enquête met een database stelt je in staat om de enquête te voeden met gegevens die je al beschikbaar hebt in je database, of om bvb. e-mail adressen in de database te gebruiken voor het uitnodigen van respondenten. Je kan ook data exporteren uit de enquête naar je SQL database.

Om je enquête te koppelen met een database, moet je een database veld hebben dat een unieke ID bevat voor elke respondent, om die te mappen met een respondent variabele in de enquête, zodat de data in het juiste record of antwoord wordt geplaatst.

Snap kan automatisch verschillende database types herkennen. Echter, sommige databases hebben specifieke vereisten, zoals paswoordbeveiliging. Voor deze databases, moet je Snap precies vertellen hoe de connectie moet gemaakt worden zodat een data link kan opgezet worden. Je gebruikt hiervoor Microsoft's Data Link tool.

Stap 1: Instellen van de Database Linkage Wizard

  1. Zorg ervoor dat de database of de spreadsheet die je wil importeren gesloten is.
  2. Open de enquête waarin je data wil importeren
  3. KlikData Entry window button om het Data Entry scherm te openen.
  4. Selecteer File | Database Link om het Database Linkage dialoogvenster te tonen.

    Database Linkage

  5. Klik [New…] om een database link te creëren
  6. De Database Linkage Wizard wordt getoond.
  7. Selecteer Import from Database.

    Database Linkage Wizard

  8. Klik [Next>].
  9. De volgende stap word je gevraagd om een databse bestand te selecteren om de link te bouwen. Gewoonlijk zal je in staat zijn om op de  [Select Database File] button te klikken. Wordt het database type niet opgelijst in dat dialoogvenster, dan kan je kiezen voor [Build Data Link] om een connectie te creëren.
    Deze worksheet omschrijft hoe je zo een link bouwt een SQL server.
  10. Klik [Build Data Link…].

    Database Linkage Wizard, Build Data Link

Stap 2: De data link creëren voor de SQL databse

  1. Het Data Link Properties dialoogvenster wordt getoond. Je kan de [Help] toets gebruiken om Microsoft’s help te tonen
  2. Selecteer het gepaste data type. Voor een link naar een SQL server database, selecteer Microsoft OLE DB Provider for SQL Server.

    Data Link Properties SQL

  3. Klik [Next>]. Het Data Link Properties dialoogvenster gaat naar het Connection tabblad.
  4. Selecteer de SQL server in je netwerk vanuit de dropdown lijst
  5. Selecteer de radiobutton voor de gepaste security types voor de server
  6. Selecteer het SQL Server database bestand uit de dropdown lijst, of typ de naam van het bestand.

    Data Link Properties Connect

  7. Klik [Test Connection] om je verbinding te testen
  8. Klik [OK]. Je keert nu terug naar de Database Linkage Wizard.

Stap 3: Records matchen (mappen) tussen de enquête en de databse

  1. Selecteer de tabel of de sheet in je database waarin de data staat die je nodig hebt

    DL wiz: selecting a database file showing customers as the sheet

    Klik [Next>].

  2. Selecteer hoe je date naar de survey wil importeren. Je zal een unieke ID voor elke persoon in de database nodig hebben die kan gematched worden met een enquêterespondent (bijvoorbeeld, een klant ID of een e-mail adres). Dit wordt de link variable genoemd.
    De optie join cases where the link variables match importeert enkel de database wanneer het ID zich al in de enquête bevindt
    De optie join matching cases and append unmatched cases importeert alle data uit de database.Wanneer de id al in de enquête staat, wordt de overeenkomende data toegevoegd aan de case. Is de ID niet aanwezig, dan wordt een nieuwe case gecreëerd
    De optie append unmatched cases creëert nieuwe cases in de enquête voor de ID's die nog niet in de enquête aanwezig zijn. Het wijzigt geen aanwezige cases
    De optie append all cases creëert nieuwe cases in de enquête voor elke ID in de database. Het checkt niet of de ID's al aanwezig zijn in de enquête
  3. Selecteer het veld in de database die de unieke ID uit de Database bevat

    Database Linkage Wizard cases import / export

  4. Selecteer de variabele in de enquête die de unieke ID bevat, in de  Use Snap variable dropdown lijst. (Je kan ook het Snap case nummer gebruiken als uniek nummer voor elke case)
  5. Klik [Next>].

Stap 4: Kiezen welke database velden moeten geïmporteerd worden in de enquête

Eenmaal je de database, de database tabel en de overeenkomende variabele hebt gekozen, kan je kiezen welke velden in de SQL database moeten geïmporteerd worden naar je enquête. 

Het Database Linkage Wizard dialoogvenster toont een lijst in de database vanwaar je kan importeren, en toont die op de linkerzijde. De variabelen in de huidige enquête staan rechts.

  1. Map nu de variabelen tussen de database en de enquête. Snap doet dit zélf, waar mogelijk. Om een mapping aan te passen, selecteer een rij in de rechterkolom, en klik List down om een lijst van variabelen te tonen in de enquête. Selecteer een variabele waarin data moet geladen worden, of laat de rij blanco indien je niet wenst dat het veld wordt geïmporteerd.

    Data Linkage Wizard Variable Map Import


    Wil je een veld in je enquête importeren waarvoor je nog geen variabele hebt gecreëerd in je enquête, selecteer dan <Create Variable> uit de dropdown lijst. De Name en het Label tonen automatisch de naam van het database veld. Je kan dit wijzigen indien gewenst. Stel het antwoordtype en de lengte in op de gepaste waarden en klik [OK].

    Create Variable
    Wil je data importeren naar een multi-response variabele, kan het zijn dat je de antwoordcodes in de database moet mappen met antwoordcodes in de enquête. Wanneer je de multi-response variabele selecteert in de rechterkolom, zal een code mapping zone verschijnen.Selecteer de gepaste code of definieer een nieuwe zoals je ook kan met de variabelen.

    Database Linkage Wizard Code Import
  2. Klik [Next] om een samenvatting te tonen van wat de database link doet
  3. Controleer of alle details kloppen, en voer een Naam in voor de database link
  4. Klik [Finish]. Snap toont nu de database link in het dialoogvenster
    Database Linkage and New Link

  • Wil je een onderdeel van deze link wijzigen, klik dan op [Modify]. Om de link te verwijderen, klik [Delete]. Om de link te kopiëren klik [Clone], en doe dan de nodige aanpassingen naar wens.
  • Selecteer de link en klik [Run] om de data import te starten. Snap zal een kort rapport tonen wanneer de import is beëindigd

Een Hot Link instellen om de link automatisch te draaien telkens er nieuwe cases bijkomen.

Een import link ombouwen naar een Hot link, betekent dat wanneer je een nieuwe case identificeert, door een unieke waarde in de linkvariabele in te voeren, dat data vanuit het externe database bestand wordt gekopieerd in de nieuwe case. Dit betekent dat details zoals naam, adres en e-mail adres in de enquête kunnen geladen worden, zodra de nieuwe case wordt geïdentificeerd.

Bij een export link wordt dan andersom de data die ingevoerd werd in de Snap enquête, gekopieerd naar het externe database bestand. Bij een nieuwe case, wordt een nieuw record gecreëerd. Dit stelt je in staat om een database up to date te houden.

  1. Selecteer File | Database Link om het Database Linkage dialoogvenster te openen.
  2. Selecteer de database link die je wil gebruiken

    Database Linkage and New Link

  3. Klik op [Hot Link…] . Het Hot Link dialoogvenster verschijnt.
  4. Vink Use As Hot Link aan, en selecteer de gepaste optie
    Automatic update: update de gematchte variabelen voor elke case wanneer het key link veld wordt ingevuld
    Manual update: update de gematchte variabelen wanneer je op de refresh button klikt Refresh button in het Data Entry scherm.
    Use As Hot Link / Options



  5. Klik [OK]. Het Database Linkage dialoogvenster toont nu de aangepaste link als een Hot Link.

    Database Linkage and Hot Link

  6. De link zal de enquête updaten wanneer de database wijzigt. Klik  [Run] om de enquête onmiddellijk te updaten