Deze worksheet omschrijft hoe je context waarden en filters kan gebruiken om een rapport te bouwen dat is aangepast aan een specifieke gebruiker. Door een context in te stellen kan je de tekst en waarden in een rapport aanpassen. Door een filter in te stellen, kan je de dataset beperken. In deze worksheet voeg je een lijst van commentaren toe aan het rapport, dat gecreëerd werd in de worksheet Smart Reports: creating multiple pdf reports using contexts. De commentaren zullen gefilterd worden zodat ze enkel de commentaren van een specifiek restaurant bevatten. Dit doe je door een filter op de lijst (= een analyse) toe te passen die gebaseerd is op context.
De lijst wordt toegevoegd aan het rapport RP1, samen met een korte omschrijving van de lijst. De omschrijving bevat tekst gebaseerd op de context, zodat je deze kan aanpassen in functie van de lezer. Je wil geen omschrijving zien wanneer er geen commentaren zijn, dus deze worksheet legt ook uit hoe je de omschrijving conditioneel kan toevoegen. De voorwaarde wordt ondergebracht in het N/A (not applicable) veld.
We gaan ervan uit dat je een aantal andere worksheets hebt doorlopen : Understanding contexts en Smart Reports: creating multiple pdf reports using contexts. We gebruiken de Crocodile survey die wordt meegeleverd met Snap Surveys. Deze moet zich in de status bevinden waarbij deze twee worksheets werden doorlopen. Beschik je hier niet over, dan kan je een exemplaar hier downloaden.
Achtergrond
Zoals toegelicht in de worksheet Understanding contexts, kan je een data subset maken door een filter toe te passen, of kan je interessante data "taggen" met behulp van een contextwaarde.
Wil je data raadplegen die relevant is voor een specifieke context, dan moet je een filter gebruiken die zich baseert op een context. Bijvoorbeeld : je zou een context variabele kunnen opzetten om te filteren op de kleur van muizen.
Stel dat de context is ingesteld op rood, dan verkrijg je een subdata set van rode muizen om te analyseren.
Wanneer de context gewijzigd wordt naar blauw, zal de data subset automatisch mee veranderen
Wanneer geen context wordt toegepast, zal er geen data zijn om te analyseren
Het Not Applicable (N/A) veld
Elke rapportinstructie bevat een N/A veld. Je kan hier een voorwaarde in plaatsen, die aangeeft of de instructie al dan niet moet worden uitgevoerd.
Voorbeelden:
- je kan controleren of een analyse data bevat, en de instructie niet uitvoeren wanneer er geen data is
- je kan het N/A veld gebruiken om te kiezen tussen verschillende instructies, bijvoorbeeld : wanneer je een rapport maakt voor 4 verschillende afdelingen, kan je de voorwaarde zo instellen op basis van de context in het N/A veld, dat instructies niet worden uitgevoerd indien ze niet relevant zijn voor een specifieke afdeling
De kracht van het combineren van context en filters
Het voorbeeld rapport in deze worksheet gebruikt de context "location". Dit stelt je in staat om afzonderlijke rapporten te draaien met tekst en een benchmark analyse die aangepast is aan de verschillende locaties. Door verdere instructies toe te voegen aan het rapport, met filters gebaseerd op de context, kan je analyses maken die énkel data bevatten die specifiek is voor een gegeven locatie.
Je kan een volledig rapport filteren gebaseerd op de context, maar in dat geval kan je geen analyses maken die de volledige dataset moeten bevatten, zoals bijvoorbeeld een vergelijking tussen de verschillende locaties.
Overzicht van de stappen
- Stap 1: De filter toevoegen aan je lijst met commentaren
- Stap 2: Een omschrijving toevoegen voor de commentaren in je rapport
- Stap 3 : De commentaarlijst toevoegen aan je rapport
- Stap 4 : Instellen wanneer de tekstinstructie wordt gebruikt
- Stap 5 : Testen of de lijst correct wordt toegevoegd
Stap 1: De filter toevoegen aan je lijst met commentaren
Er is reeds een lijst gebouwd in de analyses van de Crocodile survey: AN7.
- Klik
op de Snap toolbar om het Analyses scherm te openen. Selecteer AN7 en klik 
om de analyse te kopiëren - De analyse bevat momenteel een filter die wordt toegepast : Q8 ok (er is een antwoord op Q8). Voeg hier and Location=Location@context aan toe, om de commentaar te filteren volgens de huidige locatie (voor elke case moet de waarde in Location dezelfde zijn als de huidige locatie die is ingesteld in de context
- Selecteer het tabblad Base/Labels
- Ontvink de Reports Include opties (Description, Notes en Title).
- Klik [OK] om de nieuwe lijst te creëren.
Deze zal leeg zijn, aangezien we momenteel geen context hebben toegepast (tenzij je misschien een algemene setting hebt in je enquête) - Selecteer File|Context Values om het Context Values dialoogvenster te openen.
- Dubbelklik op de global context waarde om ze te openen. Nu kan je de context instellen op een specifieke waarde
- Stel de Variable in op Location en Value op 1. Dit stelt de huidige context in op Bristol, UK.
- Klik
om de context te bewaren. - Klik
in het analyse scherm om de lijst te updaten. De commentaren voor Bristol zullen verschijnen - Wil je controleren of de filter ook werkt voor andere contextwaarden, open dan de global context waarde en stel de waarde voor Location in op 2.
- Klik
in de Global Context toolbar om de context te updaten. - Klik
in de analysis toolbar om de lijst te updaten. De commentaren voor Londen zullen verschijnen. - Klik
om de lijst te bewaren.
Stap 2: Een omschrijving voor de commentaren toevoegen aan je rapport
Deze sectie gebruikt het rapport RP1 dat gecreëerd is in worksheet 98.
- Klik
op de Snap toolbar om het Reports scherm te openen. - Dubbelklik op het rapport RP1 om het te openen.
- Klik eenmaal op de laatste instructie in de lijst om ze te selecteren
- Klik
in het report dialoogvenster en selecteer Information in de dropdown lijst - Typ de tekst “Opmerkingen ontvangen van klanten in het restaurant :" in het grote tekstveld.
- Gebruik de [Insert] knop om het Variable field... dialoogvenster te openen.
- Selecteer Location als variabele en stel Aspect in op Context om het label van de huidige locatie in te voegen.
- Klik [OK] om de instructie te bewaren.
Stap 3: De commentaarlijst toevoegen aan je rapport
- Klik
in het RP1 report dialoogvenster en selecteer Execute in de dropdown lijst - Klik
in het Execute dialoogvenster en selecteer AN18 (de lijst met commentaren). - Klik [OK] om de Execute instructie toe te voegen aan het rapport.
Stap 4: Instellen wanneer de tekst instructie wordt gebruikt
Het kan dat er geen commentaren werden ontvangen voor een specifiek restaurant. In dat geval wil je niet dat deze tekst verschijnt. Je kan ze verbergen door een N/A voorwaarde in de instructie te plaatsen.
- Dubbelklik op de information instructie om ze te openen.
- Typ AN18 empty in het N/A veld. Dit controleert of er data in de commentaar lijst aanwezig (analyse AN18). Indien niet, dan wordt de tekst instructie niet gebruikt in het rapport.
- Klik [OK] om te bewaren
Stap 5: Controleren of de lijst correct wordt ingevoegd in het rapport
Zoals eerder getoond : wanneer er geen context is ingesteld, zal de commentaarlijst leeg zijn.
- Open uw rapport en maak het Context veld leeg (verwijder CXloc).
- Selecteer File|Context Values om het Context Values dialoogvenster te openen.
- Dubbelklik op de global context waarde om ze te openen. Verwijder de waarde van de Location variabele om de context leeg te maken.
- Klik
om de context te bewaren. - Ga naar het reports scherm.
- Selecteer RP1 en klik
om het rapport te draaien. Het Report Execution dialoogvenster opent. - Klik op [Print Preview] om je rapport te visualiseren.
- Klik [OK] in het Report Execution dialoogvenster. Het zal een enkel rapport maken met als titel "No Reply". Er zullen geen commentaren zichtbaar zijn en de instructietekst wordt niet getoond.
- Stel de context voor het rapport in op CXloc en draai het opnieuw.
- Vier rapporten worden gebouwd, en elk rapport zal de aangepaste tekst en commentaren bevatten.
