Deze worksheet omschrijft hoe je een Smart Report bouwt waarmee je meerdere PDF rapporten dynamisch kan creëren, door data te selecteren op basis van de context. We leggen uit hoe je de enquête in Snap opzet zodat het alle rapporten die nodig zijn gaat creëren, en hoe je de rapportinstructies opzet zodat elk rapport naar een afzonderlijk PDF bestand wordt gestuurd.
We gebruiken hiervoor de Crocodile enquête die meegeleverd wordt met Snap. Deze enquête evalueert een restaurantketen met 4 filialen (2 in de UK en 2 in de VS). De worksheet beschrijft hoe je de locatie kan gebruiken in een context data set, om zo afzonderlijke rapporten voor elke locatie te creëren.
Het voorbeeld vertrekt van het rapport dat je creëerde in worksheet 97 en toont je hoe je dit kan instellen zodat voor elke restaurantmanager een afzonderlijk rapport wordt gebouwd, dat klaar is om door te sturen of af te drukken.
We gaan ervan uit:
- dat je worksheet 97 en worksheet 96 hebt doorlopen
- je een PDF printer beschikbaar hebt
Achtergrond
Worksheet 97 legde uit hoe je kan wijzigen welke data wordt gebruikt, afhankelijk van de informatie die bewaard wordt in een context variabale, en toonde hoe je de huidige context kon instellen door de global data set te gebruiken.
De global data set laat toe om de context manueel in te stellen. Je kan ook aan Snap vragen om een rapport of analyse meerdere keren automatisch te creëren door het gebruik van een context data set.
Deze worksheet toont je hoe je een eenvoudige versie van een context data set kan bouwen. Het bevat een single variabele (Location) en vertelt Snap om de ontvangen antwoorden te gebruiken om te bepalen hoeveel rapporten of analyses moeten gebouwd worden. Snap kijkt naar het raw data bestand (raw data file - .rdf bestand) en stelt de context beurtelings in op elke waarde die werd ontvangen voor de specifieke variabele.
Voor de Crocodile enquête : indien je de Location variabele in een context data set plaatste, zou dit betekenen dat, indien je antwoorden ontving voor New York, Boston, Londen, maar niet voor Bristol, enkel een rapport wordt gemaakt voor New York, Boston en Londen, aangezien er geen antwoorden in de raw data file zouden staan voor Bristol.
Afzonderlijke rapporten creëren met een page layout instructie
Wanneer je een rapport creëert in Snap, wordt dit normaal gezien dadelijk naar de printer verzonden als een enkel bestand. Wil je nu afzonderlijke bestanden creëren voor verschillende contexten, dan moet je het rapport zo instellen dat elke versie van het rapport op een nieuwe pagina start en in een nieuw bestand wordt geplaatst.
Het opsplitsen van het rapport in verschillende bestanden gebeurt met een Page Layout instructie. Deze instructie vertelt Snap wanneer een nieuwe pagina moet gestart worden, en wanneer een nieuw bestand moet gemaakt worden.
Te volgen stappen
- Voeg de page layout instructie toe aan je rapport
- Stel de context data set in om alle rapporten te creëren die je nodig hebt
- Draai het rapport om de aparte PDF bestanden te bouwen
Creëer een context data set aan de hand van de locatie variabele
Snap kan rapporten draaien voor alle locaties wanneer je een Context data set maakt
- Selecteer File|Context om het Context Values dialoogvenster te openen.
- Klik
om een nieuwe context te maken - Standaard heeft de context data set de naam CX1. Wijzig dit naar CXloc. De CX identificeert dit als een context variabele, en loc geeft aan dat het over de locatie gaat
- Stel Type in op Raw data. Zo wordt de data in de enquête gebruikt (het RDF bestand)
- Stel Label in op Restaurant location zodat je weet waarvoor de context data set dient.
- Typ Location in het Variables field. Dit vertelt Snap dat de contexts alle waarden zijn in de variabele Location. (We gaan ervan uit dat je de naam van de variabele Q0 in de Crocodile enquête wijzigde naar Location zoals toegelicht in worksheet 97. Heb je dit niet gedaan, doe dat dan nu of gebruik eenvoudigweg de originele naam Q0.)
- Klik
om de context data set te bewaren. Nu kan je ze gebruiken om meerdere rapporten te maken.
Plaats de context data set in alle context rapporten
- Open je rapport indien het nog niet open staat, en typ CXloc in het veld Context.
- Klik
in het report dialoogvenster en selecteer Page Layout in het dropdown menu. - Selecteer Start New Page. Dit maakt dat, elke keer het rapport wordt gedraaid, een nieuwe pagina wordt gestart.
- Indien de Page Layout instructie niet de eerste instructie is in het rapport, klik en sleep hem dan naar de top van de instructielijst.
- Klik
om het rapport te draaien. Het Report Execution dialoogvenster opent. - Klik [Print Preview] in het Report Execution dialoogvenster. Snap zal een enkel rapport creëren met 4 versies van de inhoud, één voor elke mogelijke waarde van de variabele opgelijst in CXloc. Elke versie start op een nieuwe pagina.
Het rapport instellen om aparte bestanden te creëren
Je moet de Page Layout instructie aan het begin van je rapport wijzigen om Snap te vragen om de verschillende versies te bewaren in afzonderlijke bestanden
- Dubbelklik op de Page Layout instructie om ze te openen.
- Selecteer Restart Page numbers om te zorgen dat de paginanummering in élk rapport van 1 start.
- Selecteer Start New Document. Dit plaatst het rapport in een nieuw bestand (zodat elke keer een nieuw rapport start voor de nieuwe context, ook een nieuw bestand wordt gemaakt)
- Klik [Insert] en selecteer Variable field in de lijst.
- Selecteer Location als Variable en Context als Aspect. Dit gebruikt het label van de Locatie voor de huidige context als bestandsnaam, zodat het rapport voor Boston de bestandsnaam Boston, MA.pdf oplevert.
- Klik [OK] om het New Variable field dialoogvenster te sluiten.
. - Klik [OK] om uw instructie te sluiten.
- Klik
om het rapport te draaien, en klik dan [OK] in het Report Execution dialoogvenster. Afhankelijk van de PDF driver die je gebruikt, en de manier waarop die is ingesteld, zal je al dan niet gevraagd worden om de bestanden te bewaren. De afbeelding hieronder toont de 4 bestanden in PDFCreator
- Eenmaal de bestanden bewaard zijn, kan je ze inhoudelijk controleren. Snap zou voor elke waarde van Location een rapport moeten hebben gemaakt, en het passende label als bestandsnaam hebben gebruikt.